La funzione IMPORTRANGE
Utilizzando Google Sheets per gestire i propri fogli di calcolo (specialmente se in ambito aziendale c'è bisogno di utilizzarli collaborativamente) è una soluzione ottimale per evitare lo scambio via email di file e garantire l'univocità dei dati lavorati.
Una delle funzioni messe a disposizione da Google Sheets per riportare in una porzione di foglio di calcolo dati disponibili in una differente scheda oppure anche in un differente foglio di calcolo è IMPORTRANGE.
Questa funzione richiede due argomenti: il primo è il riferimento alla scheda (se i dati andranno presi dallo stesso foglio di calcolo) o all'URL di un differente foglio di calcolo ed il secondo è l'intervallo da importare.
Il vantaggio nell'utilizzo della funzione IMPORTRANGE rispetto ad effettuare un semplice copia-incolla dei dati risiede nella possibilità di far aggiornare automaticamente i dati in tutti i documenti che importano dati a partire da un intervallo specifico andando a variare esclusivamente i dati di origine.
Un semplice esempio pratico di utilizzo della funzione potrebbe essere quello in cui in una scheda (o in un foglio di lavoro separato) sono indicati – nella prima colonna – i giorni lavorativi dell'anno in corso e – nella seconda colonna – un hash che identifica univocamente quel giorno.
Supponiamo che questi dati debbano essere utilizzati dal personale aziendale (in un foglio di calcolo per ogni persona) per indicare le operazioni eseguite nel corso del giorno; richiedere una operazione di copia-incolla in ogni foglio di calcolo distinto di ogni persona potrebbe introdurre errori e discrepanze nel caso in cui debbano essere effettuate modifiche alla tabella giorni/hash in seguito alla sua creazione.
Utilizzando la funzione IMPORTRANGE avremo invece la certezza che una modifica effettuata sul file contenente i giorni lavorativi ed i loro hash verrà propagata automaticamente a tutti i fogli di calcolo di tutto il personale in maniera automatica.
Il problema
Talvolta – come documentato ampiamente in rete – può accadere che improvvisamente un foglio di calcolo che integra la funzione IMPORTRANGE e che in precedenza non ha mai presentato problemi smetta improvvisamente di funzionare e – al posto di visualizzare i dati importati – mostri la dicitura #REF! e l'indicazione di un errore interno che ha impedito il recupero corretto dei dati.
L'errore interno di ImportRange che appare in maniera casuale su un range precedentemente importato correttamente
Dai test effettuati il problema si genera sul foglio di calcolo che richiede il range da un altro foglio o scheda e non dal foglio/scheda in cui i dati originari risiedono; aprendo un nuovo foglio di calcolo ed utilizzando la stessa funzione (con gli stessi parametri) infatti i dati vengono recuperati correttamente.
Inoltre, rimuovendo la funzione dalla cella e riscrivendola esattamente nello stesso modo (ovvero quello corretto) non elimina il problema e l'errore compare nuovamente non appena reinserita la funzione; anche inserendo la stessa funzione con lo stesso range in una nuova scheda dello stesso foglio porta allo stesso risultato, ovvero la comparsa del messaggio di errore al posto del range che si intende importare.
La soluzione
La soluzione è molto semplice, benché anche effettuando ricerche approfondite non sia chiaro né perché funzioni né perché il problema si sia generato in primo luogo: è sufficiente variare temporaneamente il range di importazione è poi riportarlo al valore precedente per fare in modo che i dati vengano nuovamente recuperati correttamente.
Per fare un esempio pratico, se la funzione che mostrava l'errore interno era:
=IMPORTRANGE("nome_foglio_o_URL"; "A1:B20")
sarà sufficiente una modifica anche di una sola cella per il range, come ad esempio:
=IMPORTRANGE("nome_foglio_o_URL"; "A1:B21")
per far caricare correttamente il nuovo range e – appena questo sarà stato recuperato – tornare alla precedente versione (con il corretto range A1:B20) per fare in modo che il corretto intervallo sia nuovamente importato e non venga più mostrato il messaggio di errore.